企業(yè)郵箱使用規(guī)范

企業(yè)郵箱使用規(guī)范應(yīng)該怎樣制定？企業(yè)郵箱是員工開展內(nèi)外交流與溝通的重要工具，規(guī)范使用企業(yè)郵箱對提升企業(yè)整體形象有著積極作用。那么我們應(yīng)該怎樣制訂企業(yè)郵箱使用規(guī)范呢？

企業(yè)郵箱使用規(guī)范范本

1、制定目的

為了規(guī)范公司郵箱管理，正確使用和利用郵箱普通，充分發(fā)揮企業(yè)郵箱的作用，最大限度地提高郵箱的使用率。

2、適用范圍

本制度適用于xx全體員工（含分公司）。

3、權(quán)責(zé)

3.1 行政部負責(zé)企業(yè)郵箱的安全管理和運行秩序維護；

3.2 各部門（中心）員工是負責(zé)正確使用企業(yè)郵箱；

3.3 運維工程師負責(zé)公司郵件資料的保密，保證郵箱資料更新及時準(zhǔn)確

4、具體規(guī)定

4.1、新人培訓(xùn)

行政部前臺工作人員負責(zé)開通和管理員工個人電子郵箱,并對新進員工或不會使用企業(yè)郵箱的員工進行初步培訓(xùn)

4.2、賬號開通

密碼管理：企業(yè)郵箱開通后，使用者可登錄郵箱網(wǎng)絡(luò)地址，比如“mail.dns110.com”，輸入分配的個人用戶名和密碼登陸郵箱，并在第一時間進行密碼更改，以確保郵箱的安全性。

簽名管理：在郵箱設(shè)置里，設(shè)定個人簽名，使用公司統(tǒng)一的格式（包含：電話、傳真、收集、郵箱、公司名稱、公司網(wǎng)址、地址、logo等）

4.3、郵件收發(fā)

公司全員上班之后第一件事為打開企業(yè)郵箱檢查郵件，在外出差的同事對郵箱設(shè)置“郵件到達短信提醒功能”，以便及時處理公務(wù)。

4.4、郵件撰寫

4.4.1 稱呼：可以稱呼對方姓名及身份，注意如果發(fā)給多人的話，有時還要注意一個順序問題。

4.4.2 確保無錯別字，表述準(zhǔn)確，盡量避免有歧義的詞語。

4.4.3 表述有條理。需要談多件事情時，用1、2、3、4、等標(biāo)識。

4.4.4 合理使用大寫、加粗、字體顏色等功能，以突出重點。

4.4.5 使用結(jié)束語。如有任何問題請隨時聯(lián)系我；或顯示誠懇和感謝，如：此致敬禮、祝商祺等。

4.5 郵箱管理

4.5.1 運維工程師根據(jù)公司對郵箱管理的安全需求、風(fēng)險評估后的安全隱患提交解決方案、風(fēng)險管理控制措施等；

4.5.2 及時給各部門提供郵箱各類技術(shù)支持，保證各部門工作順利開展；

4.5.3 定期檢查郵箱的使用情況，對不按規(guī)定使用郵箱的員工給予口頭警告，三次以上的關(guān)閉其郵箱使用權(quán)；

4.5.4 定期更新、刪除郵箱名單，確保郵箱資料的準(zhǔn)確率；

4.5.5 根據(jù)公司發(fā)展的需要和要求，對郵箱設(shè)置及時做出調(diào)整；

4.5.6 定期維護和檢查外部托管機器、設(shè)備，保證正常運行；

4.5.7 對郵箱的申請資料，應(yīng)認真審核，確保審批正確、資料正確、申請符合性等。

5、本規(guī)定最終解釋權(quán)歸行政部，此前與本規(guī)定相沖突者，均以本規(guī)定為準(zhǔn)。

6、本規(guī)定自文件發(fā)布之日起正式生效執(zhí)行。

7、相關(guān)附件

附件1：企業(yè)郵箱申請單

附件2：企業(yè)郵箱簽名模板

xx公司行政部

xx年xx月xx日

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